Como criar uma política de home office para sua empresa?

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Há alguns anos, as políticas de home office começaram a se popularizar como atrativo de recrutamento e estratégia para retenção de talentos — afinal, promovem conforto e flexibilidade no cotidiano dos colaboradores. Com a pandemia de covid-19 e a necessidade de diminuir o número de pessoas nos locais de trabalho, essas políticas acabaram se tornando uma necessidade.

Em vista disso, empresas que não previam a modalidade de trabalho remoto e não tinham políticas de home office bem definidas tiveram de se adaptar às pressas para o atual contexto.

Mesmo as empresas que já tinham regimentos nesse sentido, tiveram de revê-los para se adequar à nova realidade. Dito isso, quais são os principais pontos que você e sua empresa devem observar na hora de criar uma política de home office? Os cinco itens a seguir oferecem um bom guia.

Leia também: Qual a diferença entre teletrabalho e home office?

Desenhar uma política de home office clara evita conflitos e contribui para a produtividade (Imagem: Mary Markevich/Freepik)
Desenhar uma boa política de home office evita conflitos e contribui para a produtividade. (Fonte: Mary Markevich/Freepik)

1. Regras nítidas e igualitárias

É claro que nem todos os funcionários da empresa poderão trabalhar de forma remota, já que algumas funções precisam ser realizadas pessoalmente. Porém, dentro das áreas em que a política de home office será aplicada, é importante que as regras sejam muito nítidas e igualitárias para todos os colaboradores.

Em resumo, a possibilidade de trabalho remoto deve valer para todos da mesma equipe, e as regras para aproveitar esse benefício devem ser iguais para todas as pessoas — com o objetivo de evitar conflitos, dúvidas e quedas de produtividade. Para esse mesmo intuito, também é essencial que os processos sejam simples e bem estruturados, facilitando a adoção do trabalho remoto pelos colaboradores.

2. A estrutura para o trabalho

Posto que a política de home office deve ser nítida e igualitária, o ponto mais importante dentro dela talvez seja a estrutura que a empresa vai conceder para o trabalho remoto. 

Se o colaborador precisa de um computador, fone, cadeira, webcam e internet para trabalhar, a empresa fornecerá tudo isso ou o colaborador usará o que tem em casa? Considerando que isso tudo é fornecido pela empresa no trabalho presencial e gera gastos, o colaborador receberá algum tipo de compensação caso use a estrutura própria? Como será o acesso aos sistemas ou à intranet da empresa? Ou ainda: caso a empresa opte por conceder os equipamentos, como ficará a gestão do patrimônio?

Todas essas são perguntas para as quais não existe uma única resposta correta, de modo que cada empregador precisa analisar suas necessidades e a de sua equipe. O que realmente importa é que todos esses pontos devem estar contemplados em uma boa política de home office. 

Sua política deve prever se a estrutura será fornecida pela empresa (Imagem: Mego-Studio/Freepik)
Sua política deve prever se a estrutura será fornecida pela empresa. (Fonte: Mego-Studio/Freepik)

3. Orientações para a segurança

Ainda no aspecto da estrutura, a internet é uma ferramenta incrível para possibilitar a comunicação e o trabalho a distância, mas também pode proporcionar armadilhas que comprometem a segurança da sua empresa. Nesse sentido, é importante instruir seus colaboradores em home office a não utilizar redes públicas de Wi-Fi nem salvar dados da empresa em dispositivos pessoais. 

4. Comunicação e supervisão

No escritório, a comunicação entre os membros da equipe é mais simples e rápida, pois qualquer um pode se levantar e ir até a mesa do colega ou reservar alguma sala para reunião. A política de home office deve prever o uso de ferramentas que diminuam a distância e proporcionem comunicação quase tão simples quanto a presencial. 

Para isso, existem vários sistemas gratuitos e pagos, como Slack, Discord ou Microsoft Teams. O modo de compartilhamento dos arquivos, em sistema próprio ou em ferramentas como o Google Drive e o Dropbox, também deve ser contemplado nas regras. O suporte de TI, caso exista na sua empresa, também deve ser adaptado.

Por fim, também é indispensável pensar como os líderes supervisionarão o trabalho de suas equipes. Isso pode envolver o uso de timesheets (planilhas de horários), sistemas de ponto remoto ou simples reuniões por meio das ferramentas citadas acima. Mais uma vez, não há uma resposta única, e cada estratégia é individual. 

É essencial proporcionar ferramentas de comunicação para o home office (Imagem: Master 1305/Freepik)
É essencial proporcionar ferramentas de comunicação para o home office. (Fonte: Master 1305/Freepik)

5. Motivação e alinhamento de expectativas

Para terminar, é extremamente importante levar em conta que o convívio social entre a equipe faz diferença para a produtividade, por isso é benéfico que a política de home office preveja ações para aumentar a motivação e elevar os ânimos dos colaboradores.

Além disso, devem existir alinhamentos de expectativas dentro de cada time: é preciso estar online o tempo todo no chat? É permitido viajar e fazer home office de outros lugares? A carga horária será a mesma ou haverá flexibilidade? Essas são algumas perguntas que precisam ser respondidas.

Em todo caso, a adoção de uma política de home office ajuda a evitar conflitos, como foi dito, e contribui para produtividade do time na medida em que todos sabem como agir para desempenhar seu trabalho.

Fonte: Page Personnel.

Você e sua empresa estão prontos para o trabalho remoto?

Responda às questões a seguir e descubra.

1. Qual é a principal diferença na legislação entre o teletrabalho e home office (trabalho remoto)?
a. Não existe distinção, uma vez que os dois termos se referem ao trabalho realizado fora da empresa.
b. O empregado em teletrabalho está sujeito ao controle de jornada, enquanto no trabalho remoto, não.
c. O empregado presencial pode trabalhar, excepcionalmente, em trabalho remoto; enquanto o teletrabalho é realizado predominantemente fora da empresa.
d. O empregado em teletrabalho não goza de férias, enquanto o trabalhador em home office sim.
e. As despesas com equipamentos e conexão são pagas pelo empregador aos colaboradores em teletrabalho, enquanto em home office isso não acontece.

Correto!

Errado!

2. Quais são os cuidados no trabalho em home office?
a. Não é preciso ter nenhum cuidado, porque o trabalho continuará como se fosse presencial.
b. O empregado deve manter uma rotina, como uma jornada de trabalho, mas pode realizar as atividades de qualquer lugar e vestido de qualquer maneira.
c. É aconselhável estabelecer uma estação de trabalho em casa, com conexão criptografada, controle de ponto e política para manter o contato social entre os empregados.
d. O home office é um privilégio de poucos, portanto o empregado deve estar ciente do benefício que está recebendo e, assim, trabalhar mais.
e. O importante é que o empregado esteja conectado, não importa de onde.

Correto!

Errado!

3. Quais são os principais benefícios do trabalho em home office?
a. O trabalho em home office não traz nenhum benefício, pois não tem distinção com o presencial, uma vez que os resultados são entregues da mesma forma.
b. A comunicação entre as equipes fica muito mais fácil e fluida, uma vez que podem ser realizadas reuniões com trabalhadores em locais diferentes.
c. O trabalho em home office gera economia de tempo para os empregados, em relação ao deslocamento, e de custos de manutenção do escritório para a empresa.
d. Os empregados se sentem mais motivados de trabalhar em casa e, por isso, trabalham mais e são mais felizes.
e. O único benefício do home office é proteger os empregados em situações de crises sanitárias, como a pandemia por causa do coronavírus.

Correto!

Errado!

4. Qual é a principal dificuldade que pode ser enfrentada no trabalho em home office?
a. Não existe dificuldade para o trabalho remoto. Tudo depende do empenho de cada empregado em realizar a sua tarefa e não da presença ou ausência de um ambiente de trabalho.
b. A impossibilidade de realizar o controle da jornada de trabalho dos empregados.
c. Mesmo com diversas ferramentas disponíveis, a comunicação em home office não é a mesma do que a presencial.
d. Após se acostumarem com o trabalho remoto, os empregados ficam mais resistentes em retornar ao trabalho presencial.
e. A distância física é a principal dificuldade, por isso o trabalho em home office só deve ser realizado como última opção.

Correto!

Errado!

5. Como acompanhar a conduta dos funcionários no trabalho de forma remota?
a. A conduta dos empregados em home office deve ser acompanhada da mesma forma que no trabalho presencial.
b. As empresas devem controlar 100% das ações realizadas pelos empregados de forma remota, com softwares criados com esse propósito.
c. Os empregadores devem fornecer um método apropriado de controle de tempo, definir claramente as formas de comunicação e os códigos de vestimenta em home office.
d. Caso o empregado tenha um desempenho inferior em home office, o benefício deve ser retirado e o retorno ao trabalho presencial deve ser imediato.
e. É impossível acompanhar a conduta do trabalho em home office, uma vez que o empregado está fora da sede da empresa.

Correto!

Errado!

6. Como adotar uma política eficiente de trabalho em home office?
a. A política de trabalho em home office deve ser exatamente igual ao do trabalho presencial para manter a uniformidade na empresa.
b. A política de trabalho deve ser definida pelos gestores, sem discussão com os empregados.
c. Devem ser estabelecidos critérios sobre quais atividades podem ser realizadas de forma remota, qual é a proporção entre o trabalho presencial e o home office, e todos os empregados com funções semelhantes devem ter o mesmo tratamento.
d. Os empregados devem ter a liberdade para escolher se querem trabalhar em home office, e a decisão deles deve ser respeitada sem discussão.
e. O trabalho em home office deve ser a última opção da empresa.

Correto!

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