Como criar uma política de home office para sua empresa?

Empreender exige qualificação. Comece uma pós no Mackenzie!

Há alguns anos, as políticas de home office começaram a se popularizar como atrativo de recrutamento e estratégia para retenção de talentos — afinal, promovem conforto e flexibilidade no cotidiano dos colaboradores. Com a pandemia de covid-19 e a necessidade de diminuir o número de pessoas nos locais de trabalho, essas políticas acabaram se tornando uma necessidade.

Em vista disso, empresas que não previam a modalidade de trabalho remoto e não tinham políticas de home office bem definidas tiveram de se adaptar às pressas para o atual contexto.

Mesmo as empresas que já tinham regimentos nesse sentido, tiveram de revê-los para se adequar à nova realidade. Dito isso, quais são os principais pontos que você e sua empresa devem observar na hora de criar uma política de home office? Os cinco itens a seguir oferecem um bom guia.

Leia também: Qual a diferença entre teletrabalho e home office?

1. Regras nítidas e igualitárias

É claro que nem todos os funcionários da empresa poderão trabalhar de forma remota, já que algumas funções precisam ser realizadas pessoalmente. Porém, dentro das áreas em que a política de home office será aplicada, é importante que as regras sejam muito nítidas e igualitárias para todos os colaboradores.

Em resumo, a possibilidade de trabalho remoto deve valer para todos da mesma equipe, e as regras para aproveitar esse benefício devem ser iguais para todas as pessoas — com o objetivo de evitar conflitos, dúvidas e quedas de produtividade. Para esse mesmo intuito, também é essencial que os processos sejam simples e bem estruturados, facilitando a adoção do trabalho remoto pelos colaboradores.

2. A estrutura para o trabalho

Posto que a política de home office deve ser nítida e igualitária, o ponto mais importante dentro dela talvez seja a estrutura que a empresa vai conceder para o trabalho remoto. 

Se o colaborador precisa de um computador, fone, cadeira, webcam e internet para trabalhar, a empresa fornecerá tudo isso ou o colaborador usará o que tem em casa? Considerando que isso tudo é fornecido pela empresa no trabalho presencial e gera gastos, o colaborador receberá algum tipo de compensação caso use a estrutura própria? Como será o acesso aos sistemas ou à intranet da empresa? Ou ainda: caso a empresa opte por conceder os equipamentos, como ficará a gestão do patrimônio?

Todas essas são perguntas para as quais não existe uma única resposta correta, de modo que cada empregador precisa analisar suas necessidades e a de sua equipe. O que realmente importa é que todos esses pontos devem estar contemplados em uma boa política de home office. 

3. Orientações para a segurança

Ainda no aspecto da estrutura, a internet é uma ferramenta incrível para possibilitar a comunicação e o trabalho a distância, mas também pode proporcionar armadilhas que comprometem a segurança da sua empresa. Nesse sentido, é importante instruir seus colaboradores em home office a não utilizar redes públicas de Wi-Fi nem salvar dados da empresa em dispositivos pessoais. 

4. Comunicação e supervisão

No escritório, a comunicação entre os membros da equipe é mais simples e rápida, pois qualquer um pode se levantar e ir até a mesa do colega ou reservar alguma sala para reunião. A política de home office deve prever o uso de ferramentas que diminuam a distância e proporcionem comunicação quase tão simples quanto a presencial. 

Para isso, existem vários sistemas gratuitos e pagos, como Slack, Discord ou Microsoft Teams. O modo de compartilhamento dos arquivos, em sistema próprio ou em ferramentas como o Google Drive e o Dropbox, também deve ser contemplado nas regras. O suporte de TI, caso exista na sua empresa, também deve ser adaptado.

Por fim, também é indispensável pensar como os líderes supervisionarão o trabalho de suas equipes. Isso pode envolver o uso de timesheets (planilhas de horários), sistemas de ponto remoto ou simples reuniões por meio das ferramentas citadas acima. Mais uma vez, não há uma resposta única, e cada estratégia é individual. 

5. Motivação e alinhamento de expectativas

Para terminar, é extremamente importante levar em conta que o convívio social entre a equipe faz diferença para a produtividade, por isso é benéfico que a política de home office preveja ações para aumentar a motivação e elevar os ânimos dos colaboradores.

Além disso, devem existir alinhamentos de expectativas dentro de cada time: é preciso estar online o tempo todo no chat? É permitido viajar e fazer home office de outros lugares? A carga horária será a mesma ou haverá flexibilidade? Essas são algumas perguntas que precisam ser respondidas.

Em todo caso, a adoção de uma política de home office ajuda a evitar conflitos, como foi dito, e contribui para produtividade do time na medida em que todos sabem como agir para desempenhar seu trabalho.

Fonte: Page Personnel.