Como em qualquer escritório moderno, o trabalho de profissionais de advocacia está passando por transformações digitais. Mudanças tecnológicas são bem-vindas e, de uma maneira ou de outra, já estão presentes na nossa rotina como usuários de internet e smartphones. Se na vida pessoal já está tudo a um toque dos dedos, por que não usar uma abordagem semelhante para o seu trabalho como advogado e otimizar o seu dia a dia?

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que seu escritório é uma empresa e precisa estar organizado, com informações de clientes a poucos cliques e a produtividade em dia. Contar com a tecnologia ajuda bastante a controlar e seguir processos, otimizando tarefas operacionais, reduzindo equívocos e perdas de prazos, o que dá tempo e tranquilidade para se dedicar às questões mais analíticas.

(Fonte: Tenor)

Nuvem

Se você trabalha em equipe, compartilhar informações é essencial, pois evita a necessidade de ficar procurando quem respondeu aos emails ou onde estão determinados documentos. Trabalhar com plataformas como Google Drive, da Google, e OneNote, da Microsoft, permite concentrar os dados em um só lugar acessível a todos.

Trabalhar com uma nuvem corporativa ajuda a reduzir a quantidade de mídias físicas, mantendo apenas os backups, como pendrives e discos com documentos sensíveis de clientes ou mesmo pilhas de papel que podem se formar ao imprimir cópias de tudo.

Apps de produtividade

Se você está sempre perdendo prazos, esquecendo-se de tarefas ou enlouquecendo para se lembrar de todas elas com post-its e alertas de calendário, note que existem outras opções para a sua organização pessoal ou de times. Plataformas como Trello e Asana ajudam a delegar funções, acompanhar soluções e prazos, armazenar anexos referentes aos casos e ganhar tempo.

Pensar em como a sua equipe se comunica também é essencial. Mensageiros como Hangouts, Skype, Slack e Microsoft Teams são algumas das opções, já que manter toda a comunicação oficial da empresa no WhatsApp pode não ser uma boa ideia.

Software jurídico

(Fonte: Tenor)

Buscar soluções dedicadas ao trabalho jurídico pode ser decisivo se o seu objetivo é o alto desempenho no controle de informações (processos judiciais e administrativos, contratos, procurações, atos consultivos, atos societários e outros vínculos), na automação do fluxo de monitoramento de novos casos de Procon, NIPs e outras fontes públicas de dados.

A primeira coisa em que você precisa pensar é: como um software para advogados agrega valor à minha rotina? Para responder é necessário entender o que dói mais no seu dia a dia: liste tudo de acordo com a urgência e compare os serviços de cada um.

Networking e correspondentes

Se você está pensando em expandir as atividades para regiões mais distantes do seu escritório ou se encontra em alguma emergência com um cliente que precisa de atendimento in loco, pode ser necessário ter à disposição profissionais capazes de representá-lo em comarcas distintas sob orientação do patrono do processo. Para isso, você pode usar a sua própria rede no LinkedIn ou sites dedicados, como juriscorrespondente.com.br.

Videochamadas

Falta de tempo ou alto custo para se deslocar são grandes inimigos da produtividade. Reuniões em escritórios distantes e clientes cheios de dúvidas podem ser resolvidos online, com videochamadas em mensageiros como Skype ou Hangouts.

Se você precisa fazer um alinhamento com a equipe, repassar informações de última hora ou se preparar para audiências, pode fazer tudo com a mesma eficiência de um encontro presencial e com custo zero, apenas considerando a infraestrutura local.

Um ponto positivo das reuniões online é que, como os participantes não precisam se deslocar, fica mais simples manter a compatibilidade de agendas. É possível, ainda, recorrer a versões móveis em apps para celular e usar WhatsApp e FaceTime (iOS).

Assinatura digital

Se você ainda não tem uma assinatura digital, provavelmente gasta dinheiro com motoboys e enfrenta atrasos. Esse recurso é uma forma de autenticar um documento ou contrato sem a necessidade de ter a cópia física assinada à mão, por exemplo. Além de o processo comum ser demorado e consumir o seu tempo, há gastos com insumos como papel, tinta, impressora, espaço físico para armazenar tudo isso e fazer o descarte picotado para não vazarem informações importantes.

Para assinar digitalmente um documento é preciso ter um certificado digital atual (ou seja, não expirado), que normalmente é emitido por uma autoridade de certificação terceirizada e pode ser comprado ou obtido em versão gratuita. O certificado digital é necessário porque fornece a chave pública que pode ser usada para validar a chave privada associada a uma assinatura digital (criptografia).

Os certificados permitem que as assinaturas digitais sejam usadas como uma maneira de autenticação de informações. Sendo assim, você pode enviar e receber documentos válidos e assinados pela internet.

Coworking

Coworking não é exatamente uma tecnologia, mas é uma infraestrutura que permite, por exemplo, fazer home office e ter um endereço comercial com sala de reunião, caixa postal, secretária e serviços de escritório para fazer encontros presenciais e receber clientes como em um escritório tradicional.

É uma ótima dica, principalmente para quem está começando e não tem as mesmas condições competitivas para atuar em lojas comerciais com alto custo em grandes cidades. Alguns espaços até oferecem serviços de recepcionistas, número de telefone e endereço comercial para recebimento de encomendas e total infraestrutura para você trabalhar.

Qual será o futuro da tecnologia jurídica?

(Fonte: Tenor)

Isso tudo já está acontecendo no mercado de escritórios de Direito no mundo todo, mas há uma série de tendências para as quais você deve ficar atento. Parece ficção científica, mas, assim como no e-commerce, o uso de chatbots para tirar dúvidas, na expectativa de diminuir o tempo de atendimento, já estão em testes.
O uso de inteligência artificial buscando padrões e sugerindo conceitos e leis nas peças e petições pode agilizar ainda mais o seu trabalho. Olhando mais à frente, Big Data com o processamento de altos volumes de informações e marketing digital para atrair novos clientes podem trazer grandes oportunidades para quem estiver antenado.

Vale lembrar que robôs nunca substituirão o trabalho de um bom profissional, mesmo na área da advocacia. O que você precisa fazer é usar a tecnologia a seu favor e se preparar para atuar em um mercado que é cada vez mais competitivo, ganhando tempo em tarefas corriqueiras, focando aquilo que realmente importa e dando total atenção aos clientes.

Gostou de saber mais sobre tecnologia para advogados? Agora você pode aproveitar o seu tempo livre e criar uma lista de ajustes a fazer no escritório para começar, de fato, uma revolução digital na sua maneira de trabalhar. Pesquise quais aplicativos serão mais úteis para você e se lembre sempre de manter seus computadores e celulares conectados nessas contas e seguros com antivírus; afinal, são os dados dos seus clientes.