Comunicação síncrona e assíncrona: o que são e como usar?

Problemas de comunicação sempre foram um gargalo nas organizações, impactando a capacidade de tomar decisões, custando tempo (e dinheiro), criando desgastes, gerando retrabalho, entre inúmeros outros problemas. Diante da pandemia da covid-19, atentar-se para essa questão tornou-se algo ainda mais fundamental. 

As Equipes de Gente e Gestão têm-se preocupado em tornar a experiência remota o mais leve possível, mas é um desafio enorme. Se no modo presencial uma reunião de 20 minutos pode ser ótima para quebrar a rotina de trabalho, a mesma experiência pode ser cansativa no modo remoto. Afinal, embora se esteja falando com pessoas, não deixa de ser estranho lidar com uma máquina na hora do “olho no olho”.

Pensando nisso, muitas organizações estão redefinindo sua comunicação interna. Qual é o papel que deve cumprir o WhatsApp, antes apenas um apoio para mensagens rápidas? Qual é o tempo razoável que se pode demorar para responder a um e-mail? Quanto tempo as reuniões passam a durar, agora que não se pode concordar com um simples gesto corporal ou discordar?

Diante de tantas questões, especialistas defendem que é necessário ter nitidez quanto ao papel que as formas de comunicação síncrona e assíncrona têm. Mas qual é a diferença entre elas? 

A comunicação síncrona é aquela que ocorre de forma simultânea e rápida. É o caso de telefonemas e calls. A comunicação assíncrona é mais lenta. É o caso dos e-mails. 

O segredo de uma comunicação organizacional bem-sucedida está em aliar as duas formas de maneira harmônica. Saiba o que considerar nesse processo.

As atividades síncronas exigem uma disponibilidade que o home office torna menos frequente. (Fonte: Maria Svetlychnaja/Shutterstock)
As atividades síncronas exigem uma disponibilidade que o home office torna menos frequente. (Fonte: Maria Svetlychnaja/Shutterstock)

Aprenda dosar os instrumentos na medida certa

Fazer reuniões em excesso é um super problema. Em vez de mandar um e-mail para dez pessoas, exige-se que dez agendas tenham um espaço comum e que os profissionais paralisem suas atividades para o encontro. Mas deixar de fazê-las também é um mau negócio, já que esses momentos diminuem mal-entendidos e melhoram o feedback. 

Por isso, equilibrar diferentes formas de comunicação de maneira adequada é uma arte na gestão e que precisa ser aprimorada nesse período excepcional. Uma regra de ouro é não se apegar ao microgerenciamento. Como as pessoas estão em suas casas, junto a outros estímulos e tarefas, é importante dar liberdade para que elas cumpram suas metas com certo grau maior de autonomia. 

Pode ser que uma reunião semanal com mais fôlego e outras pequenas, de acordo com a necessidade, seja algo mais válido. E que, em vez de encontros síncronos, os funcionários iniciem o dia com um pequeno informe por e-mail.

Compreenda que as pessoas têm demandas pessoais, além das profissionais

O contato pessoal é algo que faz diferença em uma organização. Afinal, funcionários não são peças, mas seres humanos integrais, com sentimentos, inclusive medo, solidão, ansiedade, estresse, tristeza e tantos outros. 

Por isso, é importante que haja reuniões com espaço de troca afetiva. Isso dará senso de pertencimento a cada um dos trabalhadores, que produzirão mais e melhor se souberem que não estão sozinhos e que seu sofrimento é compreendido e reconhecido pelos demais.

Por isso, teste sempre posturas novas em seu ambiente profissional. Destinar cinco minutinhos de cada encontro para que cada pessoa fale de si ou apresente sua casa, seus familiares e seus animais de estimação é uma boa saída. O importante é estar conectado, com a cabeça e o coração!

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Fonte: Infomoney.

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