Muito mais do que um monte de siglas derivadas da língua inglesa, as análises SWOT, PDCA e 5W2H são processos simples em sua concepção, que se aplicados de forma correta podem ajudar desde a implantação de uma pequena empresa até o diagnóstico do mercado econômico de grandes multinacionais.
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Seja para um projeto específico, contínuo ou complexo, aprenda o que algumas das ferramentas administrativas mais famosas do mundo significam e em quais situações aplicar cada uma delas na prática.
SWOT – Para projetos específicos
A análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) – também conhecida no Brasil como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) – é uma matriz utilizada principalmente para análise de microambiente e macroambiente para projetos específicos. Com ela, é possível analisar os recursos internos disponíveis, diferenciais e pontos de atenção ao mesmo tempo que analisa todos esses parâmetros nos concorrentes, mercado e quaisquer outras variáveis que possam interferir diretamente em seu negócio.
- Forças: análise do ambiente interno. O que a sua empresa tem de forte em relação ao mercado? Uma nova ideia? A solução certa para um nicho?
- Oportunidades: análise do ambiente externo. Qual é a oportunidade que valida a sua análise? Um novo nicho de mercado? Uma solução que nenhuma empresa apresenta no bairro?
- Fraquezas: análise do ambiente interno. Quais são os pontos fracos da sua empresa ou do seu produto? Atende um nicho muito específico? E se essa ideia não for aceita, quais caminhos seguir? Ela conseguirá suprir outras demandas?
- Ameaças: análise do ambiente externo. Já existem empresas consolidadas nesse ramo? Governo ou outras entidades podem atravancar o seu planejamento?
Como e quando utilizar?
Na prática, essa matriz é muito útil principalmente para a análise de concorrência – mercado – e para mensurar os pontos fracos da própria empresa frente ao ambiente externo. Essa ferramenta pode ser utilizada para o diagnóstico de cenários antes de um lançamento de produto ou mesmo para a renovação de um serviço.
É interessante e importante ser o mais rígido possível tanto no cenário interno quanto no externo, para que seja plausível montar um plano de ação prévio para os pontos fracos e também para as ameaças – tornando os pontos fortes e as oportunidades mandatórias em qualquer negócio, de forma assertiva.
PDCA – Para projetos contínuos
O método PDCA é, sem dúvida, uma das ferramentas mais utilizadas para as finalidades administrativas e de marketing do mercado. Do inglês, nesta ordem, significa: Plan, Do, Check e Act (em português, Planejar, Executar, Conferir e Agir).
Como e quando utilizar?
O mais interessante desse processo é que ele pode e deve ser utilizado de forma cíclica, sem uma data de conclusão predefinida em determinado projeto ou para ações contínuas. Esse processo pode ser adotado, por exemplo, para acompanhar as vendas mensais de uma empresa ou categoria de produtos. Embora, nesse caso, possa ser um processo de um mês, a mesma verificação será necessária no mês seguinte, tornando o PDCA um processo em constante atualização.
Da sua aplicação, dentro desse mesmo exemplo, o planejamento será aplicado às métricas próprias para controle das vendas, como acesso aos controles de estoque versus informações cedidas pelos vendedores.
Na sequência, a execução será o momento em que o responsável irá cruzar as informações, seguido do momento de conferi-las. Depois disso, com todos os dados em mãos, a ação de corrigir processos ou mapear novas metas para o mês seguinte deverá ser realizada. A partir de então, com as novas metas, será necessário outro planejamento, tornando o PDCA uma excelente ferramenta de acompanhamento.
5W2H – Para projetos complexos
De nome estranho, mas extremamente eficiente, o 5W2H é basicamente um mapa de ações que pode ser aplicado a qualquer projeto antes de iniciá-lo, para organizar todos os recursos no início – evitando surpresas ao longo do caminho.
Partindo do inglês, os “5 Ws” significam, respectivamente:
1. What? (O que? Qual é o projeto?)
2.Why? (Por quê? Por que será feito? Qual é o problema ou a necessidade?)
3. Where? (Onde? Onde será feito?)
4. When? (Quando? Período e/ou duração)
5. Who? (Quem? Por quem será feito? Responsável e/ou equipe necessária)
E os “2Hs”:
1. How? (Como será feito? Passo a passo do projeto)
2. How much? (Quanto vai custar? Verba e custos operacionais)
Como e quando utilizar?
Por ser um processo complexo e bem detalhado, ele pode ser utilizado em projetos novos ou que necessitem de uma atenção especial – ou por sua importância, ou pela verba despendida –, como no caso da contratação de uma consultoria de comunicação interna para engajar os funcionários.
Nesse caso, por exemplo, o objetivo do projeto precisa estar muito claro para que, ao final do “When” (período), seja possível avaliar se o “How much” (custo) foi aplicado conforme o planejado e conseguiu obter êxito. É importante ainda que esse mapa seja consultado durante todo o período e novamente avaliado ao final, para garantir consistência e a correta aplicação, conforme planejado.
Mãos à obra!
Mas eu preciso utilizar todas essas ferramentas? Não ao mesmo tempo. Utilize apenas a que mais se adequar a cada projeto. Mas lembre-se: ela só será eficaz se todos os passos forem seguidos do início ao fim e as suas métricas, preenchidas de forma honesta. E o mais importante: compartilhe essas análises com todos os envolvidos no processo, pois certamente será ainda mais interessante acrescentar diferentes visões. Bons negócios!
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