Quem nunca teve a sensação de não saber por onde começar, de ter tantas tarefas a cumprir e nenhuma vontade de começá-las? Pois esse é um sentimento bastante comum entre profissionais de praticamente todas as áreas, e a explicação está na famigerada organização — ou na falta dela.
Por melhor ou mais rápido que você seja em seu trabalho, sem organização é bem provável que os prazos se percam e as tarefas se multipliquem antes que você consiga dominar a situação.
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Isso pode impactar negativamente sua imagem como profissional, afinal entregar algo depois do combinado ou do previsto pode não adiantar, sem mencionar que representa uma quebra na confiança do cliente ou do colega que está aguardando. Ter domínio do que você precisa fazer durante o dia e deixar um tempo para que imprevistos aconteçam sem que destruam sua organização é de máxima importância.
Prioritário ou urgente?
Saber diferenciar esses dois conceitos é essencial para organizar seu dia. Quando uma atividade urgente pede um tempo curto para que seja realizada, é preciso parar tudo e focar para finalizá-la o mais rápido possível. Já a tarefa prioritária tem alto valor agregado e representa algo positivo e importante. Como toda empresa tem essas duas possibilidades, é importante gerenciar e diminuir as coisas urgentes para poder se dedicar ao que é prioritário com o tempo disponível para isso.
Essa dica é válida até para a saúde, pois muitas tarefas acumuladas geram ansiedade, estresse e tensão; então organizar as ações por prazo e ordem de importância não ajuda somente a empresa mas também o profissional.
Procrastinação e ladrões de tempo
Produtividade não tem relação somente com a velocidade com que a tarefa é realizada, mas com o gerenciamento do tempo ao longo do expediente. Se você está no time que gostaria de mais horas no dia para dar conta de tudo, é bom avaliar se os ladrões de tempo não estão tomando conta de sua rotina.
Esses obstáculos podem ser gerados por você ou pelo ambiente. No primeiro caso, vale citar o tempo gasto com distrações como redes sociais e e-mails desnecessários. Já aqueles criados no ambiente podem ser colegas que puxam conversa a todo momento, poluição sonora que tira a concentração e dificuldade em dizer “não”.
Ambiente organizado
Perder tempo procurando algo em sua mesa ou uma anotação importante que parece ter sumido parece um bom motivo quando o assunto é procrastinação. Deixe seu local de trabalho organizado e mantenha tudo de que precisa à mão para não gastar tempo ou se irritar desnecessariamente.
Prazos e pausas
Depois de avaliar e classificar as atividades do dia e da semana, é ideal atribuir um prazo para elas. Em quanto tempo você consegue finalizar essa ou aquela tarefa? Você nunca saberá ou terá chance de melhorar se não mensurar, por isso estabelecer metas para si mesmo é um ponto importante na organização do dia. Da mesma forma, estabelecer períodos de pausa também é essencial, então procure fazer pequenos intervalos a cada hora ou a cada meia hora (se usar o Método Pomodoro) para descansar a cabeça e voltar energizado.
Emails são um mal necessário?
Checar a caixa de emails constantemente pode ser uma ação comum para a maioria dos profissionais, mas o que eles não percebem é o quanto isso impacta o dia a dia. Estabelecer períodos para ler as mensagens que chegam distribui melhor seu tempo e energia, já que, do contrário, a tendência será de responder a todos. Esse hábito pode parecer estranho e até difícil a princípio, mas será um belo exercício de organização. Comece com intervalos curtos, como a cada hora, por exemplo, e vá adaptando de acordo com sua demanda diária.
Multitarefas?
Engana-se quem acha que realizar muitas coisas ao mesmo tempo é uma forma produtiva de trabalhar; na verdade, isso gera ansiedade e muitas tarefas sem conclusão, então o ideal é definir a ordem das tarefas e executá-las uma por vez. Se algo for muito extenso ou complexo, divida em pequenos movimentos com prazos realistas para que não haja frustração de sua parte nem de quem está aguardando o resultado.
Seja pessimista
Não estamos desejando que algo dê errado, e sim que você tenha um plano B para lidar com as situações. Avaliar o cenário e se precaver é uma atitude importante e mostra profissionalismo. Começar antes, executar a atividade com atenção, checar as informações, confirmar se está na direção certa são ações que podem tomar um pouco de tempo, mas também podem economizar energia no futuro.
Centralize!
Organização também significa metodologia, e descobrir qual é a melhor para você é essencial. No caderno, na agenda, em aplicativos ou em sistemas de gerenciamento de tarefas, o que importa é concentrar o que precisa fazer em um método que funcione para você. Teste, peça conselhos e indicações de colegas e reavalie sempre que achar que é preciso melhorar; afinal, evolução é algo constante
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