Trabalhar em uma empresa, seja como empreendedor, seja como colaborador, significa ter sempre demandas, projetos e muito mais para entregar. Em algumas épocas, tudo parece ser "para ontem" e fica difícil definir o que é urgente ou não; por isso, estabelecer prioridades pode parecer impossível.

Saber como decidir o que é ou não prioritário é uma forma de controlar sua agenda, para entender o que vem antes em sua lista de tarefas e não perder prazos no meio do caminho.

Confira como estabelecer prioridades e ser mais produtivo no ambiente de trabalho.

Conheça o Princípio de Pareto

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Também chamado de Princípio 80/20, o Princípio de Pareto afirma que, no geral, 20% dos esforços que fazemos geram 80% dos resultados. Isso porque 80% dos esforços vão para tarefas menores que aparecem no caminho ou são atividades feitas com menos foco ou demandam mais tempo. Suas prioridades são esses 20% que, no fim, vão gerar os resultados mais importantes.

Diferencie o que é urgente e o que é importante

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Um dos grandes problemas de estabelecer prioridades no trabalho é que tudo parece urgente. Na verdade, a urgência não é tão comum, mas tudo é importante. E qual é a diferença? Urgente é aquilo que precisa ser resolvido o mais rápido possível para não causar problemas, enquanto importante é tudo o que tem potencial de gerar bons resultados.

Uma tarefa urgente, se não for feita o quanto antes, pode prejudicar a empresa. Uma tarefa importante, no entanto, pode ser feita depois, e o resultado será o mesmo. Analisar essa diferença é uma ótima maneira de encontrar suas prioridades.

Você pode dividir suas tarefas entre:

  • mais urgente e mais importante;
  • mais urgente e menos importante;
  • menos urgente e mais importante;
  • menos urgente e menos importante.

Assim, nenhum prazo será desconsiderado e você ainda realizará as tarefas importantes.

Encontre a prioridade número 1

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Qual é a tarefa mais urgente e mais importante que você precisa cumprir amanhã? Decida isso ainda hoje, antes de encerrar seu trabalho. Além de trazer uma sensação de dever cumprido, definir essa demanda vai ajudá-lo a chegar ao trabalho no dia seguinte com a mente mais organizada, sabendo o que precisa fazer. Dedique-se primeiro a essa atividade e cuide do resto depois.

Tenha um método

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Existem muitas teorias sobre a melhor maneira de se organizar e definir prioridades, porém, organização é algo muito pessoal, e um método que funciona perfeitamente para uma pessoa pode deixar a outra confusa e mais desorientada. Sendo assim, teste métodos de organização e planejamento até encontrar um que, de fato, funcione para você. Entre as sugestões, estão aplicativos de gestão de tempo e produtividade, como o Flat Tomato e o Life time alarm clock.

Defina prazos menores

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Se você tem um grande projeto para entregar, pode ser difícil organizar tudo o que precisa fazer até o prazo final, por isso defina prazos menores. Se você deve entregar uma peça publicitária, tenha um prazo para definir o público, o estilo, as cores etc. Saber quais são os pequenos passos tira a pressão do prazo e facilita o processo.

Entenda o funcionamento geral da empresa

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Estabelecer prioridades é reconhecer quais trabalhos são mais necessários no momento, e você não tem como saber disso se não entender como a empresa funciona. Suas tarefas passam por outro setor? Quando eles precisam do que você vai entregar? Se não tiver as respostas para essas perguntas, não hesite em perguntar.

Aprenda a delegar

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Saber quando uma tarefa exige sua total atenção é muito importante, porém saber quando esse não é o caso também é essencial para se manter organizado. Analise suas tarefas e descubra o que pode ser feito por outra pessoa. Um colega que esteja menos ocupado, um assistente ou mesmo alguém da família, se for uma tarefa pessoal, podem ser de grande ajuda.

Escolher suas prioridades é uma questão de saber quando e como você é necessário. E esse conhecimento vai ajudá-lo a ser um profissional e uma pessoa melhor.