Você já parou para pensar como seria o seu dia se cada um criasse as suas próprias leis dentro de uma organização? Muito além da burocracia, seguir um processo previamente estabelecido pode otimizar o seu tempo e ainda render certificações importantes para a sua empresa. Entenda o que são processos e conheça os seus reais benefícios.

O que é um processo?

Processo é um conjunto de regras que existem com o intuito de cumprir determinada ação seguindo procedimentos previamente definidos. Na prática, quando um profissional entra em uma organização, por exemplo, ele é submetido a uma série de treinamentos com a finalidade de conhecer os processos da empresa; entender como ela funciona e o que a gestão espera de sua atuação no dia a dia para cumprir os objetivos e as metas do seu departamento. A partir desse momento, os processos começam a fazer parte da rotina de mais um profissional.

Por que existem processos?

Estabelecer processos é um dos primeiros passos para estruturar uma empresa, um departamento ou uma tarefa de forma a garantir consistência e homogeneidade nas atividades, independente de quem as execute. Entre outros aspectos, eles são importantes para entender o tempo e a equipe necessária para executar uma função – e sua inexistência pode causar sérios danos à estrutura das corporações ou até mesmo comprometer resultados.

Alguns processos, se seguidos corretamente, também podem conceder certificações de qualidade para as empresas, como a famosa ISO (International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização), que fornece ferramentas e medidas com a finalidade de ajudar as empresas a construírem seus processos, evitando a ineficiência dentro da organização. Além disso, uma certificação de qualidade de processos pode se tornar um importante diferencial competitivo: seguir normas como esse padrão global simboliza a real preocupação dos gestores com a satisfação de seus clientes, entregando técnicas coerentes no dia a dia e assegurando a melhoria contínua da empresa e de seus colaboradores.

Como programar um processo?

Atualmente, existem diversas ferramentas analógicas e digitais para ajudar nessa tarefa. Tudo depende do seu objetivo e dos materiais disponíveis em cada empresa. Além dos sistemas proprietários e grandes softwares como o SAP, o Excel é uma das ferramentas mais básicas, completas e acessíveis que se pode utilizar. Com diversos padrões e possibilidades de personalização – mesmo que acompanhado de outro sistema –, o Excel pode funcionar perfeitamente para conferir dados, apresentar status, acompanhar deadlines (termo em inglês que designa a data limite para a entrega de determinada demanda) ou mesmo produzir relatórios dos processos com informações completas.

Independentemente da ferramenta escolhida, começar com um checklist em modelo PDCA pode ser uma boa escolha. Traduzindo a expressão para o português, esse processo deve seguir quatro etapas constantes: planejar, executar, agir e verificar. E o mais importante: após a estruturação de um novo processo, é imprescindível que todas as áreas envolvidas tenham conhecimento das mudanças – essa etapa é crucial para validar qualquer novo sistema –, evitando, assim, que detalhes operacionais sejam esquecidos ou que alguma etapa atrapalhe o processo ao longo do tempo.

Prós e contras

Entre os principais pontos positivos de seguir processos estão a organização e a previsibilidade. Isso porque, para que qualquer atividade seja bem executada, é preciso ter começo, meio e fim – e os processos ditam exatamente isso. Concomitante à organização, a previsibilidade é outro benefício intrínseco ao processo. Ao começar qualquer tarefa, já haverá um conhecimento prévio sobre os próximos passos, aprovações e, possivelmente, até os prazos necessários.

O lado negativo do estabelecimento de processos pode ser considerado muito mais uma questão de má interpretação ou aplicação do que realmente ruim, que torne o processo algo que não deve ser praticado. A burocratização é o mais importante deles. Certamente os processos ditam regras, hierarquias e aprovações para autorizar o andamento de certas tarefas. Isso só se torna um empecilho se a empresa não organizar os recursos de forma correta. Para todo processo burocrático e legal (como a aprovação ou assinatura de um documento) é importante considerar um “plano B” – com pessoas-chave de backups (pessoas que possam assumir) para casos de ausência temporária de outras.

Mudanças são bem-vindas? “Síndrome de Gabriela”

Como vimos até aqui, processos são, sim, importantes e necessários. Mas em um mercado tão instável como o que vivemos, não podemos considerar plausível formar profissionais com a Síndrome de Gabriela – termo utilizado em referência ao trecho da música de Gal Costa, que diz “Eu nasci assim, vou crescer assim, eu sou mesmo assim, vou ser sempre assim, Gabriela”. Segundo Sebastião Luiz de Melo, presidente do Conselho Federal de Administração, essa síndrome é encontrada em profissionais inflexíveis. E esse comportamento também pode impactar negativamente as empresas.

Então, qual é o melhor modo de implementar um processo? A resposta é simples – com conhecimento. É preciso envolver, além da alta gestão e dos “donos do negócio”, pessoas que estarão diretamente na operação de qualquer processo – somente por meio dessa fórmula, sem magia, a empresa conseguirá reunir com clareza os objetivos almejados, as ferramentas disponíveis e os conhecimentos necessários para programar novos processos de forma assertiva.